Den fullständiga juridiska checklistan för att flytta din verksamhet till USA

Del av vår Bolagsbildning och Internationell skatterätt-rådgivning

Att flytta en verksamhet till USA är framför allt en fråga om ordning, inte om formulär. Själva bolagsbildningen kommer mitt i processen, inte i början. Innan dess måste visumstrategin, bolagsformen, delstatsvalet och den skattemässiga logiken på båda sidor om Atlanten hänga ihop. Först därefter bör du bilda bolaget, ansöka om EIN, öppna bankkontot och bygga licens-, löne- och försäkringslagret runt verksamheten. Efter start skiftar fokus igen till årsrapporter, deklarationer, rapportering av utländska konton och dokumentation för internprissättning. Det här spelar roll eftersom fel ordning skapar dyrt omarbete. Många grundare registrerar den amerikanska enheten först och upptäcker sedan att visumet kräver annan ägarstruktur, att skatteavtalet pekar mot en annan uppsättning eller att första anställningen utlöser delstatsregistreringar de inte hade budgeterat för. Den säkraste ordningen är därför strategi först, bildning därefter, operativ uppstart sedan och löpande efterlevnad sist.

1. 1

   Lös visumstrategin

   Om du planerar att bo och arbeta i USA, bekräfta rätt visum innan du bildar bolaget.

2. 2

   Välj enhet och delstat

   Bestäm om du ska ha ett LLC eller ett bolag, och välj därefter bildningsdelstat och registrerat ombud.

3. 3

   Bilda och finansiera verksamheten

   Lämna in enheten, skaffa Employer Identification Number (EIN), öppna bankkontot och dokumentera styrningen.

4. 4

   Ställ in den operativa efterlevnaden

   Lägg till licenser, löneadministration, försäkring och delstatsregistreringar innan du anställer eller öppnar kontor.

5. 5

   Håll årskalendern igång

   Följ årsrapporter, deklarationer, Report of Foreign Bank and Financial Accounts (FBAR), Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) och dokumentation för transfer pricing från dag ett.

Vad måste vara utrett innan du bildar den amerikanska enheten?

Innan du lämnar in något behöver arbetstillstånd, ägarstruktur, verksamhetsdelstat och gränsöverskridande skattelogik vara ordentligt samordnade.

Det är i den här fasen de dyraste misstagen undviks. Du bestämmer inte bara vad som ska registreras, utan om bolagsrätt, immigrationsplan och skatteposition faktiskt fungerar tillsammans.

“De dyra misstagen är nästan alltid ordningsmisstag, inte registreringsmisstag. Papper går att rätta, men omstrukturering efter flytten är där kostnaden verkligen kommer”, säger Kari Foss-Persson, Esq., Managing Partner på Vinland Immigration.

“För många grundare behandlar bolagsbildning, skatteplanering och immigration som tre separata spår. I praktiken måste ägarstrukturen, operating agreement och visumstrategin peka åt samma håll”, säger Kari Foss-Persson, Esq., Managing Partner på Vinland Immigration.

Visumstrategi

Din rätt att arbeta i USA är skild från bolagets rätt att existera där. Du kan bilda ett amerikanskt bolag från Europa utan att flytta. Men om du planerar att bo och arbeta i USA måste visumvägen vara klar tidigt.

För europeiska grundare är de vanligaste alternativen:

• E-2 Treaty Investor-visum för medborgare i fördragsländer som investerar i och aktivt leder ett amerikanskt företag. Se vår översikt över företagsvisum för huvudreglerna.
• L-1 Intracompany Transfer-visum om du går från ett befintligt utländskt bolag till ett kvalificerat amerikanskt dotterbolag eller systerbolag.
• O-1 Extraordinary Ability-visum för grundare med ett ovanligt starkt meriteringsunderlag inom sitt område.

Valet av visum kan påverka ägande, kontroll och hur styrningen behöver se ut. Därför måste det komma tidigt i processen.

Val av bolagsform

LLC eller bolag är sällan bara en skattefråga. Det handlar också om huruvida du ska ta in kapital, ge personal ägarandelar och hur formaliserad strukturen behöver vara från start.

Många operativa grundarbolag börjar som LLC eftersom det är enklare. Företag som tydligt byggs för riskkapital behöver däremot ofta ett Delaware C-corporation. Vårt skatte- och bolagsteam kan hjälpa dig att väga det i din faktiska situation.

Delstatsval

Delstaten bör spegla var verksamheten ska bedrivas i verkligheten. Delaware och Wyoming är vanliga för holdingbolag eller distansdrivna strukturer. Om bolaget snabbt ska hyra, anställa eller ha löpande verksamhet i en viss delstat är den ofta det naturliga förstahandsvalet.

Granskning av skatteavtal och exitskatt

Innan flytten bör du gå igenom det relevanta skatteavtalet mellan USA och ditt bosättningsland. Är du amerikansk medborgare eller innehavare av long-term green card behöver du också bedöma eventuell exponering för exitskatt innan några oåterkalleliga steg tas.

Viktiga beslutspunkter

De här filtren hjälper dig att se om du först bör prioritera visum, en enkel LLC-struktur eller tidig multistatlig efterlevnad.

Bildning: gör strukturen rätt från början

I bildningsfasen omsätts strategin till registreringar, skatte-ID, styrdokument och bankmässig ordning, så konsekvens är viktigare än hastighet.

Registrering av LLC eller bolag

När strukturen väl är beslutad lämnas handlingarna in i den valda delstaten. Själva registreringen är ofta den enklaste delen. Det som verkligen betyder något är att delstaten, ägaruppgifterna och den planerade driften berättar samma historia.

Employer Identification Number (EIN)

Ansök om EIN direkt efter bildningen. Det behövs för bank, anställningar och deklarationer. IRS förklarar att onlineansökan bara fungerar när huvudverksamhetsstället, huvudkontoret eller den juridiska hemvisten ligger i USA eller ett amerikanskt territorium; internationella sökande kan i stället använda telefon, fax eller post, och faxade ansökningar besvaras normalt inom ungefär fyra arbetsdagar.

Registrerat ombud

Varje amerikanskt LLC och varje bolag behöver ett registrerat ombud med fysisk adress i bildningsdelstaten. Använd helst en professionell tjänst i stället för en adress som inte bevakas löpande.

Operating agreement eller bylaws

Styrdokumenten ska inte behandlas som ett standardpaket som bara måste finnas. För ett LLC måste operating agreement tydligt beskriva ledning, överlåtelser och ägarrättigheter. För ett bolag behöver bylaws och aktieägararrangemang göra samma arbete. Om ett E-2-visum finns med i planen kräver kontrollspråket extra precision. Våra bolagsbildningstjänster omfattar även den delen.

Företagsbankkonto

Bankkontot fungerar först när resten av filen är sammanhängande: EIN, bildningsdokument, ägande och affärslogik måste gå i takt. Därför kommer banken efter de strategiska huvudbesluten, inte före dem.

Centrala termer

Dessa begrepp förankrar resten av checklistan, eftersom det blir lättare att fatta rätt beslut om ordning och struktur när USA-vokabulären är tydlig.

EIN

Employer Identification Number. Du behöver det för bank, anställningar och deklarationer.

Foreign qualification

Registrering i en delstat där verksamheten bedrivs utan att bolaget bildades där.

FBAR

Report of Foreign Bank and Financial Accounts. Det gäller vissa utländska konton som kontrolleras eller innehas av amerikanska personer.

FATCA

Foreign Account Tax Compliance Act. Den lägger till rapporteringsskyldigheter för vissa utländska finansiella tillgångar över givna trösklar.

Vilken operativ efterlevnad måste vara på plats före start?

Innan du anställer, skriver på hyresavtal eller börjar sälja behöver licenser, lönehantering, I-9, försäkringar och lokala registreringar vara redo.

Företagstillstånd och licenser

Kraven varierar mycket mellan olika branscher och delstater. En konsultverksamhet kan ha väldigt få startkrav. Restaurang, vård, finans och andra reglerade branscher behöver däremot ofta flera tillstånd innan verksamheten får börja.

I-9-efterlevnad

Så snart du anställer i USA gäller de federala reglerna för verifiering av arbetstillstånd. Därför bör Form I-9-processen byggas in i rekryteringsrutinen från början. Våra efterlevnadstjänster går djupare in på den amerikanska arbetsrättsdelen.

Löneadministration

Amerikansk payroll innebär federal källskatt, Social Security, Medicare, federal arbetslöshetsskatt och ofta motsvarande krav på delstatsnivå. För de flesta grundare är det klokt att använda en löneleverantör från dag ett.

Försäkring

Basen är ofta ansvarsförsäkring för verksamheten. När du får anställda blir workers’ compensation ofta obligatoriskt. Beroende på vad verksamheten gör kan även professionellt ansvar, produktansvar eller D&O behövas tidigt.

Delstatsregistreringar

Om verksamheten bedrivs i andra delstater än bildningsdelstaten kan ytterligare registreringar krävas. Personal, kontor, lager eller återkommande aktivitet på plats utlöser ofta det.

Löpande skyldigheter: håll strukturen ren över tid

Årsarbetet är hanterbart om det kalenderläggs tidigt, men blir snabbt riskfyllt om skatte- och rapporteringsdatum behandlas slarvigt.

Årsrapporter och franchise-skatter

De flesta delstater kräver återkommande rapportering och avgifter. Särskilt Delaware kan bli dyrt för bolag om man missar deadlines eller använder fel beräkningsmetod. Lägg in datumen i kalendern från första dagen.

Federala och delstatliga deklarationer

Den amerikanska enheten kommer normalt att lämna federal deklaration varje år och kan, beroende på nexus, behöva deklarera i flera delstater. Våra skatteefterlevnadstjänster hjälper när den strukturen behöver samordnas ordentligt.

FBAR och FATCA

Amerikanska personer med kvalificerade utländska konton kan få rapporteringsskyldigheter även när bolaget är nytt. FinCEN anger att FBAR måste lämnas när det sammanlagda värdet av utländska finansiella konton överstiger 10 000 USD någon gång under kalenderåret. Våra gränsöverskridande skattetjänster hjälper till att sätta det i relation till övriga amerikanska rapporteringskrav.

Dokumentation för internprissättning

Om den amerikanska enheten handlar med ett närstående utländskt bolag behöver prissättning och dokumentation vara klara innan transaktionerna börjar. Det är särskilt viktigt när ett befintligt europeiskt företag byggs ut med en amerikansk struktur.

Hur hänger delarna ihop i praktiken?

Den säkraste sekvensen är strategi, bildning, operativ uppstart och därefter löpande efterlevnad, eftersom varje senare steg bygger på tidigare beslut.

Försöker man driva allt parallellt utan samordning slutar det ofta med omskrivna operating agreements, efterhandsjusterat ägande eller en skattelogik som inte längre passar immigrationsplanen.

Europeiska grundare styr två rättssystem samtidigt. Bra rådgivning svarar därför inte bara på enstaka frågor, utan håller den amerikanska enheten, immigrationen och den gränsöverskridande skatten i samma riktning.

Om du befinner dig tidigt i planeringen erbjuder vår skatte- och bolagspraktik ett integrerat upplägg som omfattar bolagsbildning, immigrationsstrategi och gränsöverskridande skatt i samma uppdrag.

Relaterade artiklar

• Skatteeffekter av att äga ett amerikanskt LLC som europeisk bosatt
• Att öppna ett amerikanskt företagskonto från Europa: En steg-för-steg-guide
• Att välja rätt amerikansk delstat för ditt LLC: Delaware, Wyoming eller där du faktiskt bedriver verksamhet
• Det amerikansk-tyska skatteavtalet: viktiga regler för expats och investerare
• E-2-visumet och ditt LLC: Hur bolagsstrukturen påverkar din ansökan