USA-Relocation: Visum, Firma und Steuer

Wer als Gründer oder Führungskraft aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz in die USA zieht, entscheidet nicht über eine einzelne Frage, sondern über drei, die miteinander verzahnt sind: das passende Visum, die richtige US-Gesellschaft und die steuerliche Struktur auf beiden Seiten des Atlantiks. Diese Seite beschreibt, wie wir diese drei Stränge in einer abgestimmten anwaltlichen Begleitung aus Frankfurt zusammenführen — damit die Weichen, die bei der Firmengründung gestellt werden, zu Ihrem Visum passen und die Steuer nicht erst nachträglich repariert werden muss.

Die eigentliche Arbeit steckt in der Reihenfolge und in den Schnittstellen. Die Rechtsform Ihrer US-Gesellschaft beeinflusst Ihre Visumberechtigung. Ihr Visumstatus bestimmt Ihre steuerliche Ansässigkeit. Und die deutsche Wegzugsbesteuerung lässt sich nur vorab steuern, nicht rückwirkend. Deshalb behandeln wir Visum, Gründung und Steuer nicht als drei getrennte Mandate, sondern als einen Weg.

Was umfasst eine koordinierte USA-Relocation?

Eine koordinierte Relocation führt Visum, US-Firmengründung und grenzüberschreitende Steuer in einem Mandat zusammen, statt sie auf drei Berater zu verteilen, die nicht miteinander sprechen. Genau an dieser Trennung entstehen die teuersten Fehler.

Der Grund ist einfach: Die drei Stränge sind keine unabhängigen Baustellen, sondern Zahnräder, die ineinandergreifen. Ein Steuerberater, der Ihre US-Gesellschaft aus rein steuerlicher Sicht als LLC mit Durchgriffsbesteuerung empfiehlt, kann Ihnen unbeabsichtigt die E-2-Berechtigung erschweren, wenn die Beteiligungsverhältnisse nicht sauber auf die kontrollierende Mehrheit ausgelegt werden. Ein Gründungsdienstleister, der die Gesellschaft schnell und günstig in einem beliebigen Bundesstaat aufsetzt, denkt selten an die Nachweise, die das Konsulat später für das Visum sehen will. Und ein Notar, der den Wegzug aus Deutschland begleitet, weiß oft nicht, dass die Wegzugsbesteuerung auf Ihre GmbH-Anteile bereits mit der Verlegung des Lebensmittelpunkts ausgelöst werden kann — Monate bevor die US-Gesellschaft überhaupt läuft.

Unsere Praxis in Zahlen

Die folgenden Kennzahlen beschreiben unsere Mandatspraxis, nicht allgemeine Programmfakten.

Der Weg in die USA: die drei Stränge

Die Relocation gliedert sich in drei Stränge — Visum, Gründung, Steuer —, die aufeinander aufbauen und die wir gemeinsam planen, bevor der erste Antrag gestellt wird.

1. Visum

Am Anfang steht die Frage, auf welcher Grundlage Sie und gegebenenfalls Ihr Team in die USA einreisen. Für Gründer aus dem deutschsprachigen Raum sind zwei Wege am häufigsten: das E-2 Treaty-Investor-Visum, wenn Sie erhebliches Kapital in ein US-Unternehmen investieren, und das L-1 Visum, wenn Sie eine bestehende GmbH oder UG mit einer US-Niederlassung verbinden und eine Schlüsselkraft entsenden. Deutschland, Österreich und die Schweiz sind allesamt Vertragsstaaten des E-2, sodass dieser Weg für Gründer aus allen drei Ländern offensteht.

Die beiden Visa unterscheiden sich in Voraussetzungen, Laufzeit und Verlängerungslogik erheblich:

Kari Foss-Persson, US-zugelassene Anwältin in Frankfurt, ordnet die beiden Wege so ein: “Wer bereits eine tragfähige GmbH oder UG führt, kommt über das L-1 oft schneller und mit weniger Kapitalbindung in die USA als über eine E-2-Neuinvestition. Ohne bestehende Gesellschaft ist das E-2 in aller Regel der direktere Weg. Sprechen Sie mit uns über das Visum, bevor Sie den Gründungsdienstleister beauftragen — ich habe zu oft erlebt, dass Mandanten zuerst eine US-LLC aufsetzen und die Beteiligungsstruktur später aufwendig zurückbauen müssen, damit das Visum überhaupt trägt.”

Welcher Weg trägt, entscheiden wir anhand Ihrer Ausgangslage — die vollständigen Voraussetzungen, Abläufe und Kosten stehen auf den jeweiligen Seiten:

• E-2 Investorenvisum — Investition in ein US-Unternehmen, das Sie selbst leiten
• L-1 Visum — Entsendung aus einer bestehenden Gesellschaft im deutschsprachigen Raum in ein verbundenes US-Büro

Wie sich der L-1-Weg für eine bestehende Gesellschaft in der Praxis ausgestaltet, zeigt der folgende Fall:

2. Gründung

Steht das Visum als Ziel fest, wird die US-Gesellschaft passend dazu aufgesetzt. Die Entscheidungen bei der Gründung — Staatenwahl, Rechtsform, Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrags — wirken direkt auf Ihre Visumberechtigung: Das E-2 verlangt eine kontrollierende Beteiligung, das L-1 eine qualifizierende Beziehung zwischen Ihrer Gesellschaft im deutschsprachigen Raum und der US-Gesellschaft. Wir richten die Struktur so ein, dass sie den Visumantrag stützt statt ihn zu erschweren.

Konkret heißt das: Die Beteiligungsverhältnisse werden so dokumentiert, dass die kontrollierende Mehrheit für das E-2 nachweisbar ist; bei einer L-1-Konstellation wird die Konzernstruktur (Mutter-, Tochter- oder Schwestergesellschaft) so aufgesetzt und belegt, dass die qualifizierende Beziehung dem Konsulat gegenüber lückenlos steht. Der Gesellschaftsvertrag, die EIN-Beantragung und die Eröffnung des US-Bankkontos folgen dieser Logik, nicht umgekehrt.

• Firmengründung in den USA — Staatenwahl, LLC-Gründung, EIN und US-Bankkonto

3. Steuer

Der dritte Strang ist die grenzüberschreitende Steuer. Ihr Visumstatus bestimmt Ihre steuerliche Ansässigkeit, die Rechtsform Ihrer US-Gesellschaft legt fest, wie Gewinne besteuert werden, und beim Wegzug aus Deutschland kann die Wegzugsbesteuerung auf nicht realisierte Wertsteigerungen anfallen — etwa auf Anteile an Ihrer GmbH. Diese Fragen lassen sich nur vorab strukturieren, weshalb die Steuer in unsere Planung gehört, bevor Sie einreisen.

Besonders die Wegzugsbesteuerung nach § 6 AStG ist eine Falle mit fester Frist: Sie knüpft an die Aufgabe der unbeschränkten Steuerpflicht in Deutschland an und besteuert den fiktiven Veräußerungsgewinn auf wesentliche Kapitalgesellschaftsbeteiligungen so, als hätten Sie Ihre Anteile am Tag des Wegzugs verkauft. Wer diesen Punkt erst nach dem Umzug bedenkt, hat den auslösenden Zeitpunkt bereits verstreichen lassen. Hinzu kommen die laufenden US-Meldepflichten — FBAR für ausländische Konten, FATCA-relevante Meldungen — sowie die Abstimmung mit dem Doppelbesteuerungsabkommen, damit dasselbe Einkommen nicht in beiden Staaten voll besteuert wird.

• Internationale Steuerplanung — Doppelbesteuerungsabkommen, Unternehmensstruktur, FBAR, FATCA und Exit Tax

Wie eng die Steuerstruktur mit dem Wegzugszeitpunkt zusammenhängt, zeigt dieser Fall eines dauerhaft übersiedelnden Gründers:

Was geht schief, wenn drei Berater getrennt arbeiten?

Getrennte Berater optimieren jeweils ihren eigenen Strang und übersehen die Schnittstellen — die häufigsten Schäden entstehen bei Rechtsform, Payroll-Start und Exit-Tax-Timing. Drei typische Sequenzierungsfehler zeigen das Muster.

Rechtsform gegen Visumnachweis. Eine LLC mit Durchgriffsbesteuerung ist steuerlich oft attraktiv, kann aber die E-2-Beweisführung erschweren, wenn Beteiligung und Kontrolle nicht sauber dokumentiert sind oder mehrere Investoren die kontrollierende Mehrheit verwässern. Wird die Gesellschaft rein steuerlich optimiert gegründet, muss die Struktur für den Visumantrag mitunter nachträglich umgebaut werden — teuer und zeitraubend.

Payroll-Start vor dem Status. Wer eine US-Gesellschaft aufsetzt und sich selbst oder Mitarbeiter auf die US-Payroll nimmt, bevor der passende Arbeitsstatus vorliegt, schafft Fakten, die im Visumverfahren gegen ihn wirken. Gehaltszahlungen ohne Arbeitsberechtigung sind ein klassischer Stolperstein, der sich vermeiden lässt, wenn Gründung, Payroll und Visum in einer Hand geplant werden.

Exit-Tax-Timing verpasst. Die deutsche Wegzugsbesteuerung wird durch die Verlegung des Lebensmittelpunkts ausgelöst — nicht durch die US-Firmengründung und nicht durch die Visumerteilung. Wer zuerst umzieht und die Steuerstruktur danach angeht, hat den entscheidenden Zeitpunkt bereits überschritten. Gestaltungen, die vorab greifen (etwa Stundungsregelungen oder eine angepasste Beteiligungsstruktur), stehen nach dem Wegzug nicht mehr zur Verfügung.

Häufige Stolpersteine

Neben den drei großen Sequenzierungsfehlern begegnen uns in der Praxis immer wieder dieselben Detailfallen:

• US-Bankkonto ohne physische Präsenz. Viele US-Banken verlangen eine persönliche Vorsprache oder eine bereits bestehende US-Adresse. Wer das nicht einplant, blockiert die Kapitalinvestition, die das E-2 gerade nachweisen soll.
• „Marginale" Investition beim E-2. Das E-2 verlangt, dass das Unternehmen mehr als nur den Lebensunterhalt des Investors erwirtschaftet. Eine zu knapp kalkulierte Investition oder ein Geschäftsplan ohne Beschäftigungswirkung führt zur Ablehnung.
• L-1 „new office" ohne belastbaren Plan. Bei einer Neugründung wird das L-1 zunächst nur für ein Jahr erteilt. Ohne konkreten Geschäftsplan, angemieteten Räumlichkeiten und Einstellungsperspektive scheitert die Verlängerung nach zwölf Monaten.
• Steuerliche Ansässigkeit im Graubereich. Wer die Grenze zur US-Steueransässigkeit (Substantial Presence Test) nicht bewusst steuert, wird unter Umständen in beiden Staaten unbeschränkt steuerpflichtig, bevor das Doppelbesteuerungsabkommen greift.
• FBAR- und FATCA-Fristen übersehen. Die Meldepflichten für ausländische Konten beginnen mit der US-Steueransässigkeit. Versäumte Meldungen können empfindliche Strafen auslösen — ein Punkt, den ein rein deutscher Steuerberater selten auf dem Schirm hat.

Wie sieht der koordinierte Ablauf Monat für Monat aus?

Der koordinierte Ablauf plant zuerst das Gesamtbild, setzt dann Gesellschaft und Steuerstruktur parallel auf und reicht das Visum erst ein, wenn die Fakten stimmen. Grob gliedert er sich über etwa drei bis sechs Monate.

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   Monat 1 — Erstgespräch und Gesamtplanung

   Wir klären Ihre Ausgangslage, den passenden Visumweg (E-2 oder L-1) und die steuerlichen Fragen, die vor der Einreise zu strukturieren sind. Der Zeitpunkt des Wegzugs wird bewusst gesetzt.

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   Monat 1--2 — Steuerstruktur festlegen, bevor etwas ausgelöst wird

   Deutsche Wegzugsbesteuerung, künftige US-Ansässigkeit, Doppelbesteuerungsabkommen und Meldepflichten werden geordnet — solange der Gestaltungsspielraum noch offen ist.

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   Monat 2--3 — Gesellschaft passend zum Visum gründen

   Staatenwahl, Rechtsform, Beteiligungsverhältnisse, EIN und US-Bankkonto werden auf die Voraussetzungen des E-2 oder L-1 ausgelegt und lückenlos dokumentiert.

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   Monat 3--4 — Visumantrag vorbereiten und einreichen

   Wir bereiten den E-2- oder L-1-Antrag vor, belegen Investition beziehungsweise Unternehmensverbindung und reichen bei USCIS oder der US-Botschaft ein.

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   Monat 4--6 — Einreise und laufende Begleitung

   Nach Genehmigung reisen Sie ein und nehmen die Tätigkeit auf. Erst jetzt startet die US-Payroll. Verlängerungen, Compliance und laufende Steuer begleiten wir fortlaufend.

Dass dieser Ablauf auch eine gemeinsame Übersiedlung mit unterschiedlichen Rollen trägt, zeigt der folgende Fall:

Für wen ist die koordinierte Relocation nicht gedacht?

Nicht jede USA-Relocation braucht alle drei Stränge — und in manchen Konstellationen ist ein einzelnes, spezialisiertes Mandat oder ein anderes Programm der ehrlichere Weg.

• Sie ziehen ohne unternehmerische Absicht in die USA. Wer über eine familiäre Bindung (Ehepartner, US-Staatsbürgerschaft) einwandert, ist mit einem Familienvisum besser bedient als mit einer Investorenstruktur.
• Sie haben herausragende fachliche Qualifikationen und brauchen keine Firma. Für Spitzenkräfte in Wissenschaft, Kunst oder Wirtschaft kann das O-1 Visum oder eine EB-1A/EB-2 NIW der direktere Weg sein — ohne Kapitalbindung und ohne Gesellschaftsgründung.
• Sie wollen ausschließlich investieren, ohne selbst zu leiten. Wer eine dauerhafte Greencard über eine passive Kapitalanlage anstrebt, sollte das EB-5 Programm prüfen; das E-2 setzt aktive Leitung und kontrollierende Beteiligung voraus.
• Ihre Gesellschaft bleibt in Europa, Sie brauchen nur punktuelle US-Präsenz. Für kurze Geschäftsreisen genügt oft der Visa-Waiver oder ein B-1 Visum — ohne Firmengründung und ohne Wegzug.

Welcher dieser Wege für Sie trägt, sagen wir Ihnen offen — auch dann, wenn die Antwort lautet, dass Sie keine koordinierte Relocation, sondern nur einen einzelnen Baustein brauchen.

Kosten und Erstberatung

Ein Relocation-Mandat wird nicht zum Festpreis eines Pakets abgerechnet, sondern als individuelle Kanzlei-Vereinbarung, die sich nach dem Umfang der drei Stränge in Ihrem Fall richtet. Der genaue Zuschnitt hängt vom gewählten Visum, der Komplexität der Gesellschaftsstruktur und dem steuerlichen Aufwand ab.

Als Orientierung dienen die Honorare der einzelnen Bausteine, die auf den jeweiligen Seiten ausgewiesen sind: das E-2-Visum beginnt bei rund 3.000 EUR, das L-1 bei rund 4.000 EUR, jeweils zuzüglich Behördengebühren (E-2 ab rund 315 USD, L-1 ab rund 2.485 USD); die Firmengründung und die Steuerberatung werden gesondert vereinbart. Im Erstgespräch stimmen wir ab, welche Stränge Ihr Fall tatsächlich braucht, und schnüren daraus eine einzige, transparente Vereinbarung — keine Pauschale von der Stange, keine versteckten Posten.

Das Erstgespräch kostet 75 EUR (zzgl. MwSt.) für 30 Minuten und wird bei Beauftragung vollständig auf Ihr Honorar angerechnet. Darin klären wir, welcher Visumweg trägt, wie die Gesellschaft aufzusetzen ist und welche steuerlichen Fragen vor der Einreise geregelt sein müssen.

Kari Foss-Persson, US-zugelassene Anwältin in Frankfurt: “Die teuersten Fehler bei einer USA-Relocation entstehen selten im Visumantrag selbst, sondern an den Nahtstellen — wenn die Gesellschaft ohne Blick auf das Visum gegründet oder die Steuerstruktur erst nach dem Wegzug bedacht wird. Genau diese Nahtstellen planen wir zuerst. Steht Ihr Wegzugstermin schon fest, kommen Sie zu uns, bevor Sie ihn fixieren — die steuerliche Strukturierung im Heimatland braucht fast immer einen Vorlauf vor dem Visumantrag, nicht umgekehrt.”

Weiterführende Artikel

• E-2 Investorenvisum
• L-1 Visum: Mitarbeiter entsenden und US-Niederlassung gründen
• Firmengründung in den USA
• Internationale Steuerplanung
• Übersicht: US-Arbeitsvisa für Unternehmen
• Steuer und Wirtschaftsrecht